PERENCANAAN dasmen

  PERENCANAAN

1.  BATASAN PERENCANAAN

Berbagai batasan diberikan oleh para penulis mengenai perencanan. Ada baiknya dikemukakan beberapa batasan-batasan tersebut. Newman mengatakan, Planning is deciding in advance what is to be done. Jadi, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.

Louis A. Allen lain pula perumusannya. Ia mengatakan, Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Jadi, Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Hampir mendekati perumusan yang diberikan oleh Louis A. Allen,  Charles Bettleheim, mengatakan, a plan consits of the totality of arrangements decided upon in order to carry out a project. Selanjutnya dia berkata bahwa dalam setiap rencana terhadap dua elemen, yaitu

1.   a project, that is an end which one proposes to achieve, dan

2.   the arrangements decided upon in order that this end may be achieved, that is the determination of the means.

Charles bettleheim singkatnya berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu.

Lebih lengkap dari perumusan-perumusan di atas. Beishline menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, di mana, bagaimana, dan mengapa. Tegasnya sebagaimana dikatakannya:

"… perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (penentuan waktu secara kualitatif) dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai siapa yang bertanggung jawab, dan mengapa hal itu harus dicapai."

Koontz dan O'Donnel, lain lagi formulering mereka. Mereka berkata, "Planning the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objectives, policies, procedures, and programs." Jadi diterjemahkan: perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan program.

Tampaknya, perumusan  Koontz dan O'Donnel ini akan bertambah jelas bila istilah-istilah tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan program mendapat penjelasan lebih lanjut sebagaimana dimaksudkannya.

Dengan objektif dimaksudkan terhadap apa perusahaan yang diorganisasi ditujukan. Sedang dengan kebijaksanaan adalah pernyataan (keterangan) umum yang membimbing atau menyalurkan pikiran dalam pengambilan keputusan terhadap bawahan dari berbagai bagian dalam perusahaan. Dengan prosedur sebagaimana yang dimaksudkannya yaitu serangkaian tindakan, bimbingan yang diterapkan kepada kegiatan-kegiatan yang akan datang.

Hal ini semata-mata merupakan bimbingan terhadap pemikiran. Akhirnya, program adalah campuran dari kebijaksanaan dan prosedur, biasanya dilengkapi dengan modal yang dimaksudkan untuk mengerjakan serangkaian tindakan.

2. UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA

Pada umumnya, suatu rencana yang baik berisikan atau memuat enam unsur, yaitu the way, the where, the when, the how. Jadi, suatu rencana yang baik harus memberikan jawaban kepada enam pertanyaan berikut.

a. Tindakan apa yang harus dikerjakan?

b. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?

c. Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan?

d. Kapankah tindakan itu dilaksanakan?

e. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?

f. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Dari jawaban-jawaban pertanyaan di atas, sesuatu rencana harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a.       Penjelasan dari perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.

b.      Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang ditentukan itu harus dicapai.

c.       Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia segala fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu.

d.      Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan di selesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja. Di sini harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan, baik bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

e.       Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai kuantitas maupun mengenai kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai, seperti keahlian, pengalaman, dan sebagainya. Di sini pula harus dijelaskan authority, responsibility dari masing-masing pegawai.

f.       Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.

Dari unsur-unsur rencana yang disebutkan di atas, maka jelaslah bahwa sesuatu rencana haruslah sebagaimana yang dibatasi di atas, yaitu penetapan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan dalam batas waktu tertentu dengan menggunakan faktor produksi tertentu untuk mendapatkan hasil tertentu.

Ada penulis yang berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

a.       tujuan perusahaan,

b.      politik,

c.       prosedur,

d.      budget, dan

e.       program..

a.   Tujuan Perusahaan

Unsur utama dari sesuatu perusahaan. Harus jelas pada setiap rencana apa yang menjadi tujuan. Tujuan itu dapat bersifat materiil, dapat pula bersifat moral. Bersifat materiil, misalnya mencari keuntungan sebesar-besarnya, sedangkan bersifat moral, misalnya perusahaan bertujuan mensukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang menganggur, dan sebagainya.

b.   Politik Perusahaan

Politik perusahaan merupakan saaalah satu unsur yang ada dalam suatu rencana. Politik itu merupakan peraturan atau pedoman yang digariskan bagi tindakan organisasi, untuk mencapai tujuan dengan hasil yang baik.

c.   Prosedur

Suatu rencana harus juga memuat prosedur, yakni urutan pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan sesuatu tindakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

d.   Budget

Budget merupakan suatu anggaran, yakni ikhtisar dari hasil-hasil yang diharapkan untuk dicapai, dan pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut, yang dinyatakan dalam angka. Budget itu ada bermacam-macam, tetapi yang penting adalah budget produksi.

e.   Program

Program adalah campuran dari politik, prosedur, dan budget, yang dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu yang akan datang.

Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut:

a.   Meramalkan (forecasting), yaitu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam memperkirakan waktu yang akan datang. Manajer melihat keadaan yang akan datang secara sistematis dan kontinu, berdasarkan pekerjaan yang dilakukan.

b.   Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objectives). Seorang manajer harus dapat meramalkan akan hasil akhir yang khusus diharapkannya. Pekerjaan ini dilakukan untuk menentukan tujuan atau sasaran. Tujuannya untuk menentukan semua pekerjaan.

c.   Mengacarakan( programming). Pekerjaan ini dilakukan oleh manajer dalam menetapkan urutan kegiatan yang diperlukan guna mencapai maksud dan tujuan tersebut. Manajer memperkuat langkah tindakan yang akan diambil menurut prioritas pelaksanaannya.

d.  Menyusun tata waktu (scheduling). Manajer harus dapat menentukan waktu yang tepat karena ini merupakan suatu ciri yang penting dari suatu tindakan-tindakan yang berhasil baik. Manajer menentukan waktu dari kegiatan-kegiatannya melalui penyusunan waktu.

e.   Menyusun anggaran belanja (budgeting). Penyusunan anggaran belanja ini dilakukan oleh manajer dengan mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia padanya, disini ditentukan oleh ala-alat, tenaga manusia dan fasilitas yang diperlukan,dan melaksanakan cara dengan penghematan yang efektif. Anggaran belanja dinyatakan dalam keuangan.

f.    Mengembagkan prosedur developing (procedure). Untuk penghematan, yang efektif, dan keseragaman yang sebesar-besarnya, pekerjaan tertentu harus dilakukan atas cara yang tepat, dimana pun pekerjaan itu diselenggarakan. Tujuan manajer, untuk menormalisasikan pekerjaan.

g.   Menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan (establishing & interpreting policy) seorang manajer harus dapat menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan guna menjamin keseragaman dan keselarasan tindakan dalam menguasai masalah-masalah dan situasi pokok.

3. SIFAT SUATU RENCANA YANG BAIK

Rencana yang baik, haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut:

a.   pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang,

b.   Fleksibel,

c.   Mempunyai stabilitas,

d.  Ada dalam pertimbangan, dan

e.   Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Kata-kata dan kalimat-kalimat yang dipergunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah dimengerti untuk meniadakan penafsiran yang berbeda. Sering si pembuat rencana tidaklah selalu orang yang melaksanakan rencana karenanya susunan kata dan kalimat harus sedemikian rupa sehingga mudah diketahui maksudnya oleh setiap orang.

Selanjutnya, suatu rencana haruslah fleksibel, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang tidak diduga sebelumnya. Dengan kata lain, suatu rencana tidak perlu diubah seluruhnya kalau terjadi  perubahan keadaan, melainkan hanya perubahan sedikit aja yang dimungkinkan oleh rencana sebelumnya.

Disamping adanya kemungkinan mengadakan perubahan, maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, yang berarti tidak perlu setiap kali diubah atau tidak dipakai sama sekali. Seterusnya suatu rencana haruslah ada dalam pertimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsur organisasi seimbang dengan kebutuhannya.

Akhinya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut meliputi segala-galanya sehingga terjamin koordinasi dari tindakan seluruh unsur-unsur organisasi.

4. PROSES PEMBUATAN RENCANA

Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui. Tingkatan-tingkatan atau langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

a.   menetapkan tugas dan tujuan,

b.   mengobservasi dan menganalisis,

c.   mengadakan kemingkinan-kemungkinan,

d.  membuat sintesis, dan

e.   menyusun rencana.

a.   Menetapkan Tugas dan Tujuan

Tugas dan tujuan adalah dua pengertian yang mempunyai hubungan sangat erat, merupakan anak kembar siam. Bila kita melaksanakan tugas, pasti ada yang menjadi tujuan kegiatan kita itu. Sebaliknya suatu tujuan tidak akan tercapai bila kita tidak melakukan suatu kegiatan, yakni melakukan suatu tugas. Kedua pengertian itu sangat erat hubungannya. Dalam membuat suatu rencana, pertama-tama kita harus menetapkan tugas dan tujuan. Dengan tugas dimaksudkan, kegiatan apa yang harus dikerjakan. Tugas apa yang harus dikerjakan, memproduksi sepatukah, mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lainkah, menangkap ikankah, ataukah membuka pertanian untuk menanam nilam?

Apakah tujuan dari kegiatan itu? Dengan tujuan dimaksudkan, nilai-nilai yang diharapkan untuk dipelihara, diperoleh atau diadakan.

Apa tujuan kita, misalnya membuka pertanian untuk menanam nilam, mencari keuntungan sebesar-besarnyakah, memberi kesempatan kerjakah, mencari keunggulan di bidang kualitaskah, dan sebagainya. Penetapan tujuan perusahaan, merupakan landasan dari pembuatan rencana kemudian. Kita tidak mungkin merencanakan sesuatu, bila kita tegas lebih dahulu, tujuan yang akan kita capai dengan rencana tersebut. Demikianlah, betapa pentingnya peranan penetapan tujuan itu. Hal ini akan lebih jelas dengan pernyataan Beishline sebagai berikut.

Sebelum suatu tindakan perencanaan dapat berlangsung sangat perlu tujuan organisasi diketahui. Orang tidak dapat melakukan perencanaan yang efektif, kalau ia tidak mengetahui tujuan yang harus dicapai dengan perencanaan itu. Seluruh perencanaan ditujukan kepada pencapaian tujuan, oleh karena itu akan mengherankan apabila perencanaan dimulai dengan gambaran yang kabur atau membingungkan tentang tujuan yang akan dicapainya.

b.   Mengobservasi dan Menganalisis

Setelah tugas dan tujuan suatu perusahaan sudah ditetapkan langkah-langkah berikutnya ialah mencapai atau mengobservasi faktor yang mempermudah untuk mencapai tujuan.. Bila faktor-faktor itu sudah terkumpul, dianalisis, untuk dapat menetapkan, mana yang masih efektif digunakan pada masa yang akan datang. Untuk mendapatkan faktor-faktor tersebut, maka bahan-bahan dari pengalaman yang lain dapat digunakan, demikian juga pengalaman pihak-pihak yang lain. Bila data tersebut sudah diperoleh, kemudian dianalisis, untuk menetapkan apakah faktor tersebut masih efektif digunakan untuk masa depan.

c. Mengadakan Kemungkinan-kemungkinan

Tersedianya bahan-bahan yang diperoleh pada langkah terdahulu, memberikan perencana dapat  membuat beberapa kemungkinan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sudah barang tentu terdapat beberapa kemungkinan untuk mendapat suatu tujuan. Seperti peribahasa mengatakan  ada berbagai jalan untuk sampai ke Roma. Kemungkinan-kemungkinan tersebut dapat diurut-urutkan atas dasar tertentu, misalnya atas dasar lamanya diselesaikan, besarnya biaya yang diperlukan. Langkah inilah yang disebut dengan mengadakan kemungkinan-kemungkinan.

d. Membuat Sintesis

Terdapat beberapa kemungkinan untuk mencapai suatu tujuan yang memaksa si pembuat rencana harus memilih berbagai alternatif. Pemilihan salah satu kemungkinan sering kali tidak tepat sebab masing-masing kemungkinan selalu mengandung unsur yang baik di samping adanya sela-sela negatifnya. Oleh karenanya, pada fase ini pembuat rencana harus mengawinkan atau membuat berbagai kemungkinan itu. Sela-sela negatif dari masing-masing kemungkinan dibuang, dan unsur-unsur yang positif diambil sehingga diperoleh sintesis dari beberapa kemungkinan itu.

5. SIAPA PEMBUAT RENCANA

Sudah diutarakan bahwa salah satu fungsi manajer adalah merencanakan. Jadi jelas bahwa manajer bertugas membuat rencana. Tidak berarti bahwa manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan dan pembuat rencana. Siapa yang mendata rencana, tergantung kepada keadaan, dan ada beberapa kemungkinan siapa pembuat rencana tersebut. Dengan kata lain seorang manajer dapat menugaskan orang-orang atau badan tertentu untuk membuat rencana. Pembuatan rencana dapat ditugaskan kepada panitia rencana, bagian perencana, atau tenaga staf.

a. Panitia Perencana

Pada uraian terdahulu telah dijelaskan bahwa tidak setiap fungsi-fungsi manajemen dikerjakannya langsung. Mengingat seorang manajer adalah seorang manusia  yang mempunyai keterbatasan waktu, perhatian dan pengetahuan, maka sebagian dari fungsinya itu dapat didelegasikan untuk dikerjakan oleh orang-orang tertentu baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.

Tugas perencanaan dalam perusahaan merupakan tugas yang tidak terus-menerus. Untuk pelaksanaan rencana dengan kerja sama, oleh pemimpin sering dibentuk sebuah panitia perencana yang bertugas mengadakan perencanaan.

Orang yang diangkat sebagai panitia perencana, khusus hanya kepala-kepala bagian, dapat pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin pula kombinasi dari kedua hal itu. Supaya terdapatnya kerja tim dalam pelaksanaan rencana, sebaiknya pegawai  perusahaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan kepala-kepala seksi. Untuk mendapat sokongan dari masyarakat guna perencanaan tersebut, maka baik pula kalau unsur-unsur yang ada di dalam masyarakat, diikutsertakan di dalam perencanaan tersebut.

Contoh dari panitia perencana, terlihat di negara kita dengan terbentuknya badan perancang nasional. Badan perancang nasional merancang pembangunan lima tahun yang berpedoman kepada amanat pembangunan presiden, baik yang diucapkan secara lisan maupun pada amanat tertulisnya. Demikian halnya dengan perusahaan pemimpin harus memberikan pedoman-pedoman tentang apa yang akan direncanakan agar panitia perencana itu mempunyai pedoman ke arah mana rencana harus ditujukan. Panitia perencana setelah merencanakan tuganya, dibubarkan oleh manajer, tetapi selanjutnya dapat ditugaskan untuk mengadakan penilaian akan pelaksanaan rencana tersebut, atau bertugas memberikan bimbingan dalam pelaksanaan rencana tersebut.

b. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan merupakan tugas yang terus-menerus dan amat rumit seperti pada perusahaan industri yang memproduksikan barang potongan. Pada keadaan seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam perusahaan, yang khusus bertugas di belakang perencanaan. Bagian perencanaan memiliki kedudukan yang sama dengan bagian-bagian lain yakni merencanakan segala sesuatu terutama merencanakan tugas-tugas bagian produksi.

c.   Tenaga Staf

Dalam suatu perusahaan, sering kita temui dua golongan karyawan. Golongan pemikir dan golongan pelaksana. Pada umumnya, orang yang merencanakan haruslah orang yang dapat berfikir dan dapat melihat ke depan, dan dapat menganalisis fakta-fakta yang tersedia. Orang seperti ini, sering disebut tenaga staf, tuganya menganalisis fakta-fakta kemudian merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer. Mengingat waktu pengetahuan dan perhatian manajer sangat terbatas untuk merencanakan tindakan-tindakan apa yang akan dilaksanakan kemudian, maka pekerjaan itu dapat didelegasikan untuk dilaksanakan oleh tenaga staf. Tenaga staf ini membuat formulir suatu rencana, yang berpedoman kepada yang telah digariskan oleh manajer supaya disetujui oleh manajer. Jadi, tenaga staf hanya sebagai pelayan bagi manajer untuk merumuskan suatu rencana yang akan dilaksanakn kemudian oleh perusahaan.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Tentang siapa pembuat rencana itu, sesungguhnya para ahli belum sepaham. Terry misalnya memberi empat kemungkinan sebagai berikut.

1)      Manager does all his own planning.

2)      Manager plans but qualifies it by utilizing suggestion from his associates.

3)      Manager supplies broad outlines of plan, subordinate who fills in the details.

4)      Subordinates do planning submit plans to manager for approval.

Sesungguhnya dikatakan bahwa penyusunan rencana itu dapat dikerjakan oleh berbagai pihak, namun karena suatu hal para ahli berpendapat bahwa supaya rencana benar-benar dapat diamalkan haruslah ada joint participation dalam pembuat rencana tersebut. Jarang sekali sesuatu rencana itu dibuat oleh seorang saja. Hal ini tegas dinyatakan W.H. Newman sebagai berikut.

"Rarely are plans made by a single individual working alone. The executive or staff man who is developing the plan almost always consults with a number of other people. He gets advice on what might be done seeks facts from many sources his tentative plan with these wo will be affected, and before he is doe probably will modify initial idea considerably."

atau kata Terry sebagai berikut.

Dalam planning biasanya planner berembuk dengan orang lain untuk meminta nasihatnya, mencari fakta-fakta dan mendengar pendapat-pendapat orang lain, dan sebagainya. Konsultasi dengan orang lain mempunyai kemungkinan, yaitu untuk memperbaiki plans, dan mudah diterima bawahan.

Teganya, agar rencana itu dapat diterima baik oleh semua pihak, ada baiknya diminta pendapat dari berbagai pihak atau mengadakan kompromi dalam penyusunan rencana tersebut.

6. TUJUAN PERUSAHAAN

Sebagaimana yang telah dikatakan bahwa fase pertama dalam perencanaan adalah menetapkan tugas dan tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan tidak selalu mudah menentukannya karena sering sekali terdapat beberapa tujuan yang satu sama lain adalah sama-sama penting. Jadi, umpamanya suatu lembaga pendidikan menghadapi beberapa tujuan yang sama-sama pentingnya seperti sebagai berikut.

a.   Mendidik siswa-siswanya menjadi warga negara yang benar-benar mengutamakan kepentingan negara di atas kepentingan pribadi atau golongan.

b.   Mendidik siswa-siswa menjadi manusia yang praktis dan cinta akan kenyataan

c.   Membentuk manusia susila yang cakap dan warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab tentang kesejahteraan masyarakat dan tanah air.

Apabila terdapat berbagai tujuan seperti contoh di atas, haruslah diadakan pemilihan dari berbagai tujuan tersebut, tetapi ini tidak berarti bahwa tujan tersebut harusnya selalu satu atau singular. Banyak perusahaan atau unit organisasi tujuannya lebih dari satu atau jamak. Tetapi harus diingat baik dalam penentuan jumlah maupun dalam pemilihan tujuan tersebut haruslah diperhatikan kemampuan perusahaan untuk merealisasi tujuan, terutama mengenai faktor-faktor produksi. Jadi, penentuan jumlah dan pemilihan tujuan perusahaan haruslah disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Pada koperasi misalnya, tujuannya selain menyediakan kebutuhan-kebutuhan sehari-hari, juga bersama-sana membeli alat-alat pertanian, dan menjual hasil pertanian bahkan bertujuan memberikan kredit kepada anggota yang membutuhkannya.

Demikian pula dengan perusahaan yang mempunyai tujuan sebagai berikut.

a.   Tempat yang terbaik untuk pekerja.

b.   Perusahaan yang menjual hasil produksi semurah mungkin.

c.   Perusahaan yang baik untuk penanaman modal.

d.  Perusahaan yang membantu pemerintah dalam merealisasikan pembangunan lima tahun.

Tujuan perusahaan yang menjadi landasan dalam pembuatan rencana tidaklah selalu satu, dan tujuan tersebut benar-benar dapat direalisasikan dengan peralatan yang ada. Suatu hal yang tidak tepat bila kita menentukan tujuan perusahaan yang sukar direalisasikan. Oleh karena itu, tujuan tersebut haruslah benar-benar dapat direalisasikan dalam waktu yang ditentukan dengan menggunakan peralatan yang ada.

Penentuan tujuan perusahaan seperti tersebut di atas, dinyatakan dengan jelas dan harus disesuaikan dengan kesanggupan yang ada bukan saja berlaku untuk perusahaan secara keseluruhan, tetapi bagi setiap bagian, seksi atau unit aktivitas perusahaan. Jadi, bagi setiap bagian atau seksi perusahaan harus ditentukan apa yang menjadi tujuannya. Tujuan tersebut merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Penentuan tujuan bagi masing-masing unit yang disebut terakhir ini, sesuai dengan fungsi pertama dari setiap pemimpin ditentukan langsung oleh mereka yang memimpin unit aktivitas yang bersangkutan, jadi oleh kepala-kepala bagian atau seksi, sekalipun tidak merupakan suatu kejanggalan jika hal tersebut ditentukan oleh pucuk pimpinan dalam rencana keseluruhan.

Dengan demikian, jelaslah tujuan dari masing-masing unit aktivitas-aktivitas yang masih kecil ini merupakan tujuan subsider. Tujuan harus memberikan sumbangan yang mutlak kepada tujuan utama suatu organisasi yang harus sesuai dengan tujuan utama. Harus diingat bahwa tujuan suatu badan seperti terurai di atas, bukanlah semata-mata bersifat material atau kebendaan, akan tetapi termasuk pula pemanfaatan umum yang dapat dinikmati oleh segenap lapisan masyarakat, sekalipun untuk perusahaan pada umumnya bersifat kebendaan.

Tujuan yang sudah ditentukan, tidak boleh hanya tujuan dalam kertas rencana saja, akan tetapi sebagimana sudah dinyatakan ia harus sebagai pedoman atau standar bagi mereka, baik yang melaksanakan atau bertindak menurut rencana maupun oleh mereka yang mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan dari rencana yang bersangkutan. Dengan kata lain, tujuan perusahaan baik tujuan utama maupun tujuan subsidernya harus diketahui oleh setiap orang yang bertugas  dalam badan usaha yang bersangkutan. Jadi, yang bertugas dalam bagian tertentu harus mengetahui apa yang menjadi tujuan bagiannya tujuan subsider dan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Dari uraian di atas jelas bahwa tujuan berbeda-beda, yakin ada tujuan sebagai keseluruhnya di samping adanya tujuan bagian-bagian atau unit-unit yang lebih kecil, karenanya ada baiknya kita mengklasifikasikan tujuan-tujuan tersebut.

7. KLASIFIKASI TUJUAN

Dalam mengadakan klasifikasi tujuan ini, kita mengikuti seluruhnya apa yang dikemukakan oleh R.C. Davis, oleh Beshline dikutip juga dalam bukunya; baik dalam kalangan ketentaraan, maupun di lingkungan industri yang dijadikan pedoman adalah sebagai berikut.

a.   Primer

Tujuan pengabdian:

1) Tujuan organisasi

a) umum

b) besar

c) kecil

d) perorangan

2) Tujuan operasi dalam penyelesaian proyek tertentu:

a) perantara

b) terakhir

b. Kolateral

1) tujuan sosial kolateral

2) Tujuan pribadi:

a) perseorangan

b) rombongan

c. Sekunder

1) ekonomi

2) efektivitas

Tujuan pengabdian dirumuskan oleh R.C. Davis sebagai "nilai-nilai ekonomis yang harus diberikan, langsung atau tidak langsung oleh organisasi kepada umum dalam bentuk barang-barang dan jasa-jasa". Tujuan pengabdian tersebut terbagi dua yaitu tujuan pengabdian di lapangan organisasi dan tujuan pengabdian di lapangan operatif.

Tujuan pengabdian di lapangan organisasi dapat dipecah dalam tujuan pengabdian umum, besar, kecil dan perseorangan, sesuai dengan tingkatan pengabdiannya. Tujuan pengabdian di lapangan operatif dapat dibedakan antara tujuan operasi perantara, yakni nilai-nilai yang diharapkan untuk diselesaikan oleh suatu proyek khusus dan tujuan operasi terakhir, yakni nilai-nilai terakhir yang dihasilkan oleh proyek itu.

Selanjutnya, Davis merumuskan tujuan-tujuan sosial kolateral sebagai nilai-nilai umum dalam ari luas, yang perlu untuk kebaikan masyarakat dan dipengaruhi oleh kegiatan-kegiatan perniagaan, dan selayaknya dapat diharapkan untuk diadakan, diperoleh, dipelihara dan dibagikan oleh perniagaan. Ini dibedakannya atas tujuan perseorangan, yakni nilai-nilai yang dicari oleh orang-orang dan rombongan di dalam organisasi untuk diperoleh dan dibagikan di antara mereka sendiri.

Akhirnya, tujuan sekunder dirumuskan sesbagai nilai-nilai yang berkenaan dengan ekonomi dan efektivitas dalam mencapai tujuan primer dan tujuan kolateral. Dengan kata lain, dalam mencapai tujuan primer maupun kolateral harus secara ekonomi dan efektif.

Lebih sederhana dari pembagian R.C. Davis di atas, maka Lois A. Allen membagi tujuan-tujuan itu atas economic objective dan social objective. Economic objective adalah tujuan yang berhubungan dengan pasar, sedangkan social objective berhubungan dengan peranan perusahaan dengan pegawai-pegawainya, pemegang saham, dan masyarakat pada umumnya.

Dengan pengklasifikasian tujuan seperti yang dikemukakan oleh R.C. Davis di atas, jelaslah dalam menentukan tujuan perusahaan dalam proses perencanaan, penentuan tujuan perusahaan tersebut haruslah sedemikian rupa sehingga perusahaan benar-benar menjalankan fungsi sosialnya. Dengan demikian, jelaslah tujuan dari setiap perusahaan memberikan manfaat kepada negara dan masyarakat pada umumnya.

8. PERANAN TUJUAN PADA TUGAS-TUGAS PEMIMPIN

Sudah dikatakan bahwa tujuan perusahaan merupakan suatu pendahuluan yang perlu bagi suatu perencanaan, akan tetapi sesungguhnya peranan itu luas dari padanya. Tujuan perusahaan merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan tugas-tugas planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.

Seseorang yang bertugas mengadakan perencanaan hanya dapat membuat rencana tersebut dengan efektif kalau tujuan dari organisasi secara keseluruhan sudah diketahui atau ditentukan terlebih dahulu. Dengan demikian, tujuan itu merupakan dasar pembuatan suatu rencana.

Demikian juga dalam pelaksanaan tugas yang kedua, yaitu organizing, yakni penyusutan faktor-faktor produksi sedemikian rupa atau penentuan pembagian pekerjaan dalam perusahaan yang bersangkutan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga langkah-langkah tersebut benar-benar dapat merealisasi apa yang menjadi tujuan perusahaan. Dengan kata lain, aktivitas-aktivitas dari masing-masing bagian sudah dirinci secara bersama dan sasaran yang dituju benar-benar merupakan langkah-langkah menuju tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Lebih nyata lagi dalam tugas pimpinan yang ketiga, yakni staffing. Pemilihan dan penetapan tugas-tugas dalam perusahaan haruslah sedemikian rupa sehingga petugas dapat melakukan tuganya sebagimana yang sudah ditentukan dalam fungsi organizing; benar-benar tertuju pada pencapaian tujuan perusahaan. Dengan kata lain, petugas-petugas dalam melakukan aktivitasnya sehari-hari dibimbing atau dipimpin oleh tujuan perusahaan yang bersangkutan atau lebih tegas lagi, petugas-petugas tersebut dalam melakukan aktivitas-aktivitas adalah tujuan perusahaan.

Seterusnya, perintah-perintah yang diberikan oleh atasan atau pimpinan kepada bawahannya-tugas directing haruslah tugas-tugas yang sedikit banyaknya terarah kepada apa yang menjadi objek perusahaan. Jadi, tujuan perusahaan merupakan alat atau standar bagi mereka yang mengawasi pelaksanaan tugas-tugas dari bawahan, atau sebagaimana yang dikatakan oleh Newman, goals are sine qua non for administrative control, dengan demikian, jelaslah bahwa tujuan itu memberikan sumbanganya, baik dalam proses perencanan, proses pelaksanaan maupun dalam proses pengontrolan.